Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest VIDSYS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 85 lok. 21, 02-001 Warszawa, NIP 7010995577, prowadząca sklep internetowy Vidos-Domofony.pl, zwana dalej Administratorem.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami przez e-mail biuro@vidos-domofony.pl, telefonicznie pod numerem 733 724 000 lub listownie na adres siedziby spółki.

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej RODO, oraz innymi właściwymi przepisami.

2. Zakres i źródła danych

Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu. Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko, nazwę firmy, numer NIP, adres rozliczeniowy i adres dostawy;
• adres e-mail i numer telefonu, jeśli jest podany lub potrzebny do obsługi zamówienia;
• informacje o zamówieniach, zakupionych produktach, wybranych metodach płatności i dostawy, statusach płatności, zwrotach, reklamacjach oraz gwarancjach;
• dane konta klienta i historię zamówień, jeśli konto jest prowadzone;
• treść korespondencji, zapytań, zgłoszeń i informacji podanych w konfiguratorze wideodomofonu, a także dobrowolnie przesłane załączniki;
• dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory cookies oraz zapisy zdarzeń, w zakresie związanym z działaniem i bezpieczeństwem sklepu oraz korzystaniem z narzędzi analitycznych.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, poprzez formularze sklepu i korespondencję. Jeżeli Kupujący wskazuje inną osobę jako odbiorcę przesyłki lub osobę kontaktową, dane tej osoby otrzymujemy od Kupującego. Mogą to być jej imię, nazwisko, adres i numer telefonu. Wykorzystujemy je wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji dostawy, kontaktu w sprawie zamówienia lub ochrony związanych z nim praw.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Zamówienia i sprzedaż

Dane wykorzystujemy do obsługi zamówień, zawierania i wykonywania umów sprzedaży, organizowania płatności i dostaw oraz przekazywania informacji dotyczących zamówienia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane odbiorców przesyłek, przedstawicieli firm i osób kontaktowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach uzasadnionego interesu polegającego na sprawnej obsłudze zamówienia i komunikacji z właściwymi osobami.

Konto klienta

Jeżeli założysz konto, przetwarzamy dane potrzebne do jego prowadzenia, logowania i udostępniania historii zamówień. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zakup nie wymaga zakładania konta.

Zapytania i konfigurator wideodomofonu

Gdy kontaktujesz się z nami albo korzystasz z konfiguratora, przetwarzamy przekazane informacje, aby odpowiedzieć na pytanie, dobrać urządzenia lub przygotować propozycję zestawu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działamy na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z obsługą pozostałych zapytań.

Jeżeli zamówisz powiadomienie o ponownej dostępności produktu, adres e-mail wykorzystamy do przekazania tej informacji, a nie do zapisania Cię na newsletter.

Zwroty, reklamacje i obsługa posprzedażowa

Przetwarzamy dane potrzebne do obsługi odstąpienia od umowy, reklamacji, gwarancji i pomocy po zakupie. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, a w zakresie ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Dane wymagane do wystawiania, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów sprzedaży i rozliczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Bezpieczeństwo i roszczenia

Dane techniczne i informacje związane z obsługą transakcji mogą być wykorzystywane do zapewnienia bezpieczeństwa sklepu, wykrywania nadużyć, usuwania usterek oraz ochrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

Analityka i pomiar skuteczności reklam

Korzystamy z Google Analytics 4 do tworzenia statystyk ruchu i poprawy funkcjonowania sklepu oraz z Google Ads do prowadzenia i pomiaru skuteczności reklam, w tym pomiaru konwersji. Narzędzia te mogą przetwarzać informacje o korzystaniu ze strony, zdarzeniach związanych z zakupami, urządzeniu i przeglądarce oraz identyfikatory internetowe. Stosowanie niekoniecznych cookies analitycznych i reklamowych oraz przetwarzanie danych na podstawie zgody opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwych przepisach dotyczących cookies. Szczegóły dotyczące zgód i sygnałów technicznych opisujemy w rozdziale 6.

Nie wysyłamy newsletterów ani ofert reklamowych na adresy e-mail i numery telefonów klientów. Wiadomości dotyczące zamówień i odpowiedzi na zapytania nie są newsletterem.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane udostępniamy w zakresie potrzebnym do realizacji określonych celów. W zależności od sprawy odbiorcami mogą być:

• Przelewy24 (PayPro S.A.) – operator płatności elektronicznych, który w zakresie świadczenia usług płatniczych działa jako odrębny administrator danych. Informacja o przetwarzaniu danych płatników.
• Alsendo sp. z o.o. (Apaczka) i przewoźnicy, w tym InPost i FedEx – w celu organizacji i realizacji przesyłek. Dane potrzebne do nadania przesyłek przekazujemy w związku z obsługą zamówień. Polityka prywatności Apaczka.
• Producent VIDOS i inni dostawcy – gdy realizują wysyłkę bezpośrednio do odbiorcy lub uczestniczą w obsłudze gwarancyjnej czy serwisowej, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania danej czynności.
• Dostawcy usług informatycznych i pocztowych – podmioty obsługujące hosting, sklep, pocztę elektroniczną, utrzymanie systemów i bezpieczeństwo danych.
• Podmioty obsługujące rozliczenia – księgowość, obsługa dokumentów sprzedaży oraz doradcy prawni, gdy jest to potrzebne.
• Google – jako dostawca Google Analytics 4, Google Ads i rozwiązań służących zarządzaniu zgodami, na zasadach opisanych w rozdziałach 6 i 7.
• Organy publiczne – gdy udostępnienie danych wynika z przepisów prawa.

Odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie albo jako odrębni administratorzy, zależnie od rodzaju usługi. Nie sprzedajemy baz danych klientów.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Czas przechowywania zależy od celu i podstawy przetwarzania:

• Zamówienia, zwroty i reklamacje: przez okres obsługi sprawy, a następnie tak długo, jak wymaga tego prawo lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
• Dokumenty podatkowe i rachunkowe: przez okres wynikający z przepisów, w tym co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Standardowy termin wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków zawieszenia i przerwania jego biegu.
• Konto klienta: przez czas jego utrzymywania, a po usunięciu w niezbędnym zakresie do wypełnienia obowiązków prawnych i ochrony roszczeń.
• Zapytania i korespondencja: przez czas potrzebny do odpowiedzi i zakończenia sprawy, a w uzasadnionych przypadkach również do przedawnienia związanych z nią roszczeń.
• Dane techniczne i logi: przez okres niezbędny do utrzymania bezpieczeństwa i obsługi systemów.
• Google Analytics 4: w ustawieniach usługi okres retencji danych użytkowników i zdarzeń wynosi 2 miesiące, bez odnawiania tego okresu przy nowej aktywności. To ustawienie nie obejmuje w ten sam sposób wszystkich zbiorczych raportów statystycznych i nie oznacza dwumiesięcznej retencji danych w Google Ads.

Po ustaniu celu przetwarzania dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane prawem lub uzasadnione ochroną roszczeń. Okresy przechowywania danych przez odrębnych administratorów, w tym operatorów usług płatniczych i Google, wynikają z zasad właściwych dla tych usług.

6. Pliki cookies, Google Analytics 4 i Google Ads

W sklepie stosujemy niezbędne pliki cookies umożliwiające między innymi obsługę koszyka, sesji i logowania. Korzystamy również z usług Google Analytics 4 oraz Google Ads do analizy ruchu i pomiaru skuteczności reklam.

Zgodami na niekonieczne pliki cookies zarządza panel SEIGI współpracujący z Google Consent Mode. Domyślnie zgody na przechowywanie danych analitycznych i reklamowych są wyłączone. Zmieniają się zgodnie z decyzją użytkownika. Zgodę można wycofać lub zmienić w ustawieniach zgód dostępnych w sklepie.

Przy braku zgody na analityczne lub reklamowe cookies narzędzia Google nie powinny zapisywać odpowiednich niekoniecznych plików cookies. W stosowanym mechanizmie Consent Mode do Google mogą być jednak przesyłane ograniczone sygnały techniczne i pomiarowe bez wykorzystania takich cookies. Zakres dalszego przetwarzania danych przez Google zależy od rodzaju usługi i wyboru użytkownika.

Odmowa zgody na niekonieczne pliki cookies nie uniemożliwia zakupów. Szczegółowe informacje o cookies znajdują się w Polityce cookies, a informacje o przetwarzaniu danych przez Google na stronie Prywatność w usługach Google.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług technologicznych, w tym usług Google, niektóre dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Gdy dochodzi do przekazywania danych poza EOG, zastosowanie mają odpowiednie mechanizmy przewidziane w RODO, w tym decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacje o stosowanych przez Google mechanizmach znajdują się w zasadach przekazywania danych Google. Informacje o zabezpieczeniach właściwych dla konkretnego transferu można również uzyskać, kontaktując się z nami.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych, w przypadkach przewidzianych prawem;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

W celu skorzystania z przysługujących praw napisz na biuro@vidos-domofony.pl. Jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych, możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Niektóre dane, w szczególności związane z dokumentacją sprzedaży, mogą podlegać obowiązkowi dalszego przechowywania wynikającemu z przepisów prawa albo być niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych podczas składania zamówienia jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako niezbędne są konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację zamówienia lub dostawy. Niektóre dane są potrzebne również do wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i konfiguratorze wideodomofonu są podawane dobrowolnie. W konfiguratorze adres e-mail jest niezbędny do udzielenia odpowiedzi, natomiast podanie numeru telefonu jest opcjonalne. Odmowa podania danych potrzebnych do obsługi zapytania może uniemożliwić odpowiedź.

Zgoda na niekonieczne cookies jest dobrowolna. Jej odmowa nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec osób korzystających ze sklepu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby w rozumieniu art. 22 RODO.

Automatyczne wiadomości dotyczące statusu zamówień oraz tworzenie zbiorczych statystyk odwiedzin nie stanowią takich decyzji.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem, odpowiednio do charakteru danych i związanych z ich przetwarzaniem zagrożeń. Połączenie ze sklepem jest zabezpieczone protokołem HTTPS.

Pełne dane kart płatniczych oraz kody zabezpieczające używane do autoryzacji transakcji są obsługiwane przez dostawców usług płatniczych i nie są przechowywane w bazie zamówień sklepu.

12. Kontakt i zmiany Polityki

Pytania i żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres biuro@vidos-domofony.pl.

Polityka prywatności może być zmieniana w związku ze zmianami prawa, zakresu usług sklepu lub sposobów przetwarzania danych. Jej aktualna treść jest dostępna na tej stronie. Jeżeli przepisy wymagają odrębnego poinformowania o zmianie lub uzyskania zgody, podejmiemy odpowiednie działania przed rozpoczęciem danego przetwarzania.